Een ziekmelding via WhatsApp. Korte boodschap, weinig ruis, lekker efficiënt. Toch? Toch niet. Want juist die snelheid en het gemak maken dat je als werkgever de grip verliest op de situatie. Bellen bij ziekmelding is een kleine gedragsverandering die grote impact heeft. Het voorkomt onnodig verzuim, versterkt het contact met je medewerker en zorgt dat je direct kunt schakelen.
Bellen bij ziekmelding hoort dan ook een vast onderdeel te zijn van je verzuimprotocol. Waarom? Omdat je door dat korte gesprek al binnen de eerste minuut invloed kunt uitoefenen op het verloop en de duur van het verzuim.
Een ziekmelding is geen formaliteit
Veel organisaties behandelen een ziekmelding als een administratief moment: iemand meldt zich af, HR noteert het, de leidinggevende krijgt een seintje en het systeem doet de rest. Maar daarmee laat je een cruciaal moment liggen.
De eerste dag van verzuim is vaak de dag waarop de meeste winst te behalen is. Niet door te pushen, maar door te luisteren en samen te bekijken wat mogelijk is.
- Je hoort direct wat de termijnverwachting voor terugkeer op het werk is.
- Je kunt bespreken of gedeeltelijk werken mogelijk is.
- Je regelt praktische zaken zoals overdracht of bereikbaarheid.
- Je toont steun en betrokkenheid.
- Je spreekt direct vervolgcontact af: wie belt wie en wanneer.
Een simpel appje laat geen ruimte voor deze nuance. Een kort telefoontje wel.
Creëer een verzuimdrempel op een goede manier
Voor medewerkers kan de stap om zich ziek te melden via een app kleiner zijn dan via de telefoon. En dat is precies het probleem. Door die drempel weg te nemen, maak je ziekmelden laagdrempeliger dan misschien nodig is.
Een korte belafspraak is geen obstakel, maar een bewust contactmoment. Het zet de medewerker aan tot nadenken: kan ik echt niet werken vandaag, of kan ik misschien iets wel doen vanuit huis? Zo voorkom je dat medewerkers zich automatisch ziekmelden terwijl er misschien ruimte is voor aangepast werk.
Bij veel bedrijven waar wij langskomen, blijkt dat verzuim daalt wanneer medewerkers verplicht zijn om telefonisch ziek te melden.
De juiste toon maakt het verschil
Een ziekmelding telefonisch afhandelen vraagt om de juiste toon. Het doel is niet om te controleren, maar om verbinding te maken. De medewerker moet voelen dat er ruimte is, maar ook dat er verantwoordelijkheid ligt.
- Hoe gaat het met je?
- Wat heb je nu nodig?
- Is er iets dat je wel kunt doen vandaag of morgen?
- Wil je dat we iemand op de hoogte brengen van lopende zaken?
- Kun je inschatten hoe lang je verwacht afwezig te zijn?
Zorg dat deze aanpak past bij jullie cultuur en dat leidinggevenden hierin getraind zijn.
Maak het onderdeel van je beleid
Alleen een losse afspraak maken is niet genoeg. Leg de instructie vast in je verzuimprotocol en communiceer deze bij indiensttreding, in het personeelshandboek of op intranet.
Een voorbeeldregel in het verzuimprotocol is: "Bij ziekte verwachten wij dat je ons telefonisch informeert voor 9:00 uur, zodat we direct kunnen afstemmen wat nodig is. Ziekmeldingen via app of e-mail worden niet in behandeling genomen." Werkgevers die dit consequent toepassen, merken dat gesprekken kort blijven maar wel zorgen voor betrokkenheid en duidelijkheid. Je kunt zelfs kiezen voor een vast ziekmeldnummer dat uitkomt bij een casemanager of HR-adviseur. Zo voorkom je dat leidinggevenden iedere dag onverwacht moeten schakelen.
Minder verzuim, meer grip
De resultaten liegen er niet om. In organisaties waar bellen de norm is, daalt het aantal onnodige ziekmeldingen, is er sneller duidelijkheid over de verzuimduur, kan er vaker worden gekeken naar passende inzetbaarheid en voelen medewerkers zich serieuzer genomen en beter ondersteund.
Verzuim is zelden zwart-wit. Juist in de grijze gebieden, zoals lichte klachten, tijdelijke overbelasting en twijfelgevallen, is het eerste contact cruciaal. Met een telefoontje voorkom je dat medewerkers even gaan uitzieken zonder richting of afspraak.
Wat zegt de Arbowet?
Hoewel de Arbowet geen vorm voorschrijft voor ziekmelden, geeft de wet wel aan dat de werkgever verantwoordelijk is voor goede verzuimbegeleiding vanaf de eerste ziektedag. Die verantwoordelijkheid begint met het juiste contactmoment.
Een telefoontje helpt bovendien bij het naleven van de Wet verbetering poortwachter. Door op dag 1 al een reële inschatting te maken en samen te kijken naar wat mogelijk is, kun je de verzuimduur actief verkorten.
Laat het eerste contactmoment bij een ziekmelding daarom geen gemiste kans zijn. Laat je medewerker bellen. Niet om te controleren, maar om contact te maken. Niet om het gesprek moeilijk te maken, maar om het verschil te maken.
