Een ziekmelding via WhatsApp. Korte boodschap, weinig ruis, lekker efficiënt. Toch?
Toch niet. Want juist die snelheid en gemak maken dat je als werkgever de grip verliest op de situatie. Bellen bij ziekmelding is een kleine gedragsverandering die grote impact heeft. Het voorkomt onnodig verzuim, versterkt het contact met je medewerker en zorgt dat je direct kunt schakelen.
Bellen bij ziekmelding hoort dan ook een vast onderdeel te zijn van je verzuimprotocol. Waarom? Omdat je door dat korte gesprek al binnen de eerste minuut invloed kunt uitoefenen op het verloop en de duur van het verzuim.
Een ziekmelding is géén formaliteit
Veel organisaties behandelen een ziekmelding als een administratief moment: iemand meldt zich af, HR noteert het, de leidinggevende krijgt een seintje, en het systeem doet de rest. Maar daarmee laat je een cruciaal moment liggen.
De eerste dag van verzuim is vaak de dag waarop de meeste winst te behalen is. Niet door te pushen, maar door te luisteren en samen te bekijken wat mogelijk is.
Door telefonisch contact kun je direct:
• horen wat de termijnverwachting voor terugkeer op het werk is
• bespreken of (gedeeltelijk) werken mogelijk is
• praktische zaken regelen zoals overdracht of bereikbaarheid
• steun en betrokkenheid tonen
• vervolgcontact afspreken, wie belt wie, wanneer
Een simpel appje laat geen ruimte voor deze nuance. Een kort telefoontje wel.
Creëer een verzuimdrempel - op een goede manier
Voor medewerkers kan de stap om zich ziek te melden via een app kleiner zijn dan via de telefoon. En dat is precies het probleem. Door die drempel weg te nemen, maak je ziekmelden laagdrempeliger dan misschien nodig is.
Een korte belafspraak is geen obstakel, maar een bewust contactmoment. Het zet de medewerker aan tot nadenken:
Kan ik echt niet werken vandaag? Kan ik misschien iets wél doen vanuit huis?
Het voorkomt dat medewerkers zich automatisch ziekmelden terwijl er misschien ruimte is voor aangepast werk.
Bij veel bedrijven waar wij langskomen, blijkt: verzuim daalt wanneer medewerkers verplicht zijn om telefonisch ziek te melden.
De juiste toon maakt het verschil
Een ziekmelding telefonisch afhandelen vraagt om de juiste toon. Het doel is niet om te controleren, maar om verbinding te maken. De medewerker moet voelen dat er ruimte is, maar ook dat er verantwoordelijkheid ligt.
Stel vragen zoals:
• Hoe gaat het met je?
• Wat heb je nu nodig?
• Is er iets dat je wél kunt doen vandaag of morgen?
• Wil je dat we iemand op de hoogte brengen van lopende zaken?
• Kun je inschatten hoe lang je verwacht afwezig te zijn?
Zorg dat deze aanpak past bij jullie cultuur en leidinggevenden hierin getraind zijn.
Maak het onderdeel van je beleid
Alleen een losse afspraak maken is niet genoeg. Leg de instructie vast in je verzuimprotocol en communiceer deze bij indiensttreding, in het personeelshandboek of op intranet.
Voorbeeldregel in het verzuimprotocol:
“Bij ziekte verwachten wij dat je ons telefonisch informeert vóór 9:00 uur, zodat we direct kunnen afstemmen wat nodig is. Ziekmeldingen via app of e-mail worden niet in behandeling genomen.”
Werkgevers die dit consequent toepassen, merken dat gesprekken kort blijven maar wél zorgen voor betrokkenheid en duidelijkheid.
Je kunt zelfs kiezen voor een vast ziekmeldnummer dat uitkomt bij een casemanager of HR-adviseur. Zo voorkom je dat leidinggevenden iedere dag onverwacht moeten schakelen.
Minder verzuim, meer grip
De resultaten liegen er niet om. In organisaties waar bellen de norm is:
• Daalt het aantal onnodige ziekmeldingen
• Is er sneller duidelijkheid over de verzuimduur
• Kan er vaker worden gekeken naar passende inzetbaarheid
• Voelen medewerkers zich serieuzer genomen en beter ondersteund
Verzuim is zelden zwart-wit. Juist in de grijze gebieden – lichte klachten, tijdelijke overbelasting, twijfelgevallen – is het eerste contact cruciaal. Met een telefoontje voorkom je dat medewerkers ‘even uitzieken’.
Wat zegt de Arbowet?
Hoewel de Arbowet geen vorm voorschrijft voor ziekmelden, geeft het wel aan dat de werkgever verantwoordelijk is voor een goede verzuimbegeleiding vanaf de eerste ziektedag. Die verantwoordelijkheid begint met het juiste contactmoment.
Een telefoontje helpt bovendien bij het naleven van de Wet verbetering poortwachter. Door op dag 1 al een reële inschatting te maken en samen te kijken naar wat mogelijk is, kun je de verzuimduur actief verkorten.
Meer lezen over de rol van dag 1? Bekijk dan ook deze artikelen op verzuimopwerk.nl:
- De kracht van dag 1: zo maak je het verschil bij verzuim
- Waarom verzuim vaak onnodig lang duurt
- Tips voor verzuimregistratie en grip op verzuimkosten
- Voorkom ziekteverzuim door werkstress
Conclusie: pak het moment
Laat het eerste contactmoment bij een ziekmelding geen gemiste kans zijn.
Laat je medewerker bellen. Niet om te controleren, maar om contact te maken. Niet om het gesprek moeilijk te maken, maar om het verschil te maken.
Neem contact op met Werkverzuim voor een adviesgesprek. Langdurig verzuim is in veel gevallen te voorkomen.
